Kontrole w 2013 roku - Archiwum - Komenda Miejska Policji w Toruniu

SPRAWOZDANIE
Z REALIZACJI PLANU KONTROLI PRZEPROWADZONYCH W 2013 ROKU PRZEZ ZESPÓŁ KONTROLI I DYSCYPLINARNY KOMENDY MIEJSKIEJ POLICJI W TORUNIU

Zadania wynikające z Ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej oraz Decyzji nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra Spraw Wewnętrznych w Komendzie Miejskiej Policji w Toruniu zrealizowane zostały przez Zespół Kontroli i Dyscyplinarny. Zgodnie z „Planem Kontroli” z dnia 29.11.2012r. nr L.dz. T-407/12/033/MZ, zatwierdzonym przez Komendanta Miejskiego Policji w Toruniu, w 2013r. przeprowadzono dwie z trzech zaplanowanych kontroli.

1.   Kontrolę problemową nt.: „Poprawność i czytelność prowadzenia „Książki kontroli pracy sprzętu transportowego”, kontrola objęto 4 podmioty, tj. Wydział Prewencji, Wydział Kryminalny, Wydział dw. z Przestępczością Gospodarczą Komendy Miejskiej Policji w Toruniu oraz Komisariat Policji w Lubiczu. Kontrola objęła okres od dnia 1 lutego 2013r. do dnia 28 lutego 2013r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o analizę „Książek kontroli pracy sprzętu transportowego” radiowozów będących w użytkowaniu funkcjonariuszy Jednostek i Komórek organizacyjnych objętych kontrolą. We wskazanym okresie do dyspozycji Wydziału Prewencji KMP w Toruniu pozostawało 9 radiowozów, Wydziału Kryminalnego KMP w Toruniu pozostawało 9 radiowozów, Wydziału dw. z Przestępczością Gospodarczą KMP w Toruniu pozostawały 2 radiowozy, Komisariatu Policji w Lubiczu pozostawało 8 radiowozów. W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia w prowadzeniu „Książek kontroli pracy sprzętu transportowego” polegające na :

• nieprecyzyjne określanie przebiegu trasy jazdy radiowozów;
• łączenie kilku tras jazdy w jeden zapis;
• nie wskazywanie  ilości przewożonych osób;
• nie wpisywano ilości przebytych kilometrów;
• nie wpisano stanu licznika przed i po zakończeniu jazdy;
• nie wpisywanie danych osoby korzystającej ze sprzętu transportowego;
• nie wpisywanie godziny przyjazdu;
• nieczytelne wypełnianie rubryk i kolumn.

Na podstawie dokonanych ustaleń uznać należy, że przyczyną powstania opisanych uchybień był brak dostatecznej staranności i rzetelności przy realizacji zadań związanych z prowadzeniem dokumentacji sprzętu transportowego. Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialni byli funkcjonariusze do których obowiązków należało dokonywanie wpisów w powyższym zakresie. Stwierdzone uchybienia nie spowodowały negatywnych skutków dla działalności kontrolowanej Jednostki i Komórek organizacyjnych tut. Komendy i realizacji zadań wynikających z postanowień ustawy z dnia 6 kwietnia 1990r. o Policji oraz aktów normatywnych wydanych na jej podstawie. W wystąpieniu pokontrolnym  W celu wyeliminowania przyczyn stwierdzonych uchybień i zapewnienia właściwej realizacji zadań w zakresie kontrolowanej tematyki i podniesienia jakości sporządzanej dokumentacji należy: Komendanta Komisariatu Policji w Lubiczu, Naczelnika Wydziału Kryminalnego KMP w Toruniu, Naczelnika Wydziału Prewencji KMP w Toruniu oraz Naczelnika Wydziału dw. z PG KMP w Toruniu zobowiązać do:

• omówienia na najbliższej odprawie służbowej z podległymi funkcjonariuszami ustaleń dokonanych w toku niniejszej kontroli, wskazania wyszczególnionych nieprawidłowości,
• przypomnienia podległym policjantom treści Instrukcji w zakresie rozliczania wykorzystania sprzętu transportowego w KMP w Toruniu, stanowiącej załącznik do Decyzji nr 95/10 Komendanta Miejskiego Policji w Toruniu z dnia 29 października 2010r. w sprawie rozliczania wykorzystania sprzętu transportowego w Komendzie Miejskiej Policji w Toruniu,
• zobowiązania policjantów do właściwego i rzetelnego wypełniania poszczególnych rubryk „Książek kontroli pracy sprzętu transportowego”, w tym prawidłowego rozpisywania tras jazdy („kierujący wpisuje oddzielnie każdą jazdę, w tym wykonaną tego samego dnia; dopuszcza się wpisanie numeru trasy lub symbolu akcji/hasła, gdy sprzęt użytkowany jest na stałych trasach bądź w działaniach operacyjnych i jednostka prowadzi ewidencję stosowanych oznaczeń tras/akcji”); bieżącego sprawdzania przedmiotowej dokumentacji w celu uniknięcia w przyszłości stwierdzonych nieprawidłowości.

2.   Kontrolę planową nt.: „Przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych gromadzonych w manualnych zbiorach danych", kontrolą objęto 6 podmiotów, tj.,  Wydział Administracyjno-Gospodarczym KMP w Toruniu, Referat Kadr i Szkolenia i Prezydialny KMP w Toruniu, Zespół Komunikacji Społecznej KMP w Toruniu, w Wydział Ruchu Drogowego KMP w Toruniu, Komisariat Policji Toruń - Rubinkowo oraz Komisariat Policji w Lubiczu. Celem kontroli była ocena zgodności zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych gromadzonych w sposób  manualny w ww. podmiotach. Ocenę kontrolowanego zagadnienia dokonano w oparciu o kryteria legalności, rzetelności oraz celowości, a w szczególności:

• legalności zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych w zbiorach manualnych - za prawidłowe uznano zasady przetwarzania i ochrony danych zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi,
• rzetelności prowadzonej dokumentacji - za dokumentację prowadzoną w sposób rzetelny uznano dokumentację prowadzoną z należytą starannością wolną od błędów pomyłek, zamierzonych zafałszowań, odzwierciedlającą stan faktyczny,
• zabezpieczenie zbiorów manualnych- za prawidłowe uznano środki ochrony fizycznej , lokalizację i wyposażenie spełniające w tym zakresie wymogi określone w przepisach,
• prawidłowość dostępu do zbiorów- za prawidłowe uznano dostęp do danych wyłącznie przez osoby uprawnione.

Niezależnie od powyższego kierowników jednostek i komórek organizacyjnych tut. KMP objętych kontrolą zobowiązano do ponownego zapoznania wszystkich podległych im funkcjonariuszy i pracowników Policji  z Polityką Bezpieczeństwa zbiorów manualnych w KMP w Toruniu  o sygn. PZ- 30/12 oraz Aneksem nr 1 o Polityki Bezpieczeństwa zbiorów manualnych w KMP w Toruniu maj 2012 o sygn. K- 973/12, bieżącego aktualizowania załączników do Polityki Bezpieczeństwa KMP w Toruniu w zakresie posiadanej dokumentacji zbiorów osobowych gromadzonych w sposób manualny.

Zgodnie z § 10 ust. 3 Załącznika do Decyzji nr 65 MSW z dnia 31.05.2012r. w sprawie „wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli …” Naczelnika Wydziału Kontroli KWP w Bydgoszczy poinformowano pismem z dnia 10.06.2013r. L.dz. T-407/12/033/MZ o zmianie w planie kontroli na 2013r. w zakresie odstąpienia od przeprowadzenia kontroli nt.” Rzetelność sporządzania przez policjantów kart rejestracyjnych MRD 5 w zw. z popełnionym wykroczeniem w ruchu drogowym i nałożeniem mkk na kierującego” w związku ze zmianami kadrowymi w  Zespole Kontroli i Dyscyplinarnym tut. Komendy. 

Zdiagnozowane przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości to z jednej strony brak właściwego nadzoru ze strony przełożonych, w tym szczebla średniego, a z drugiej policjantów i pracowników cywilnych Policji realizujących czynności służbowe wynikające z przepisów służbowych. Wskazać tu należy, iż odpowiedzialnymi za zaistnienie ujawnionych uchybień byli zarówno kierownicy kontrolowanych podmiotów, średni szczeble kierowniczy jak i szeregowi policjanci. W przypadku wszystkich przeprowadzonych kontroli, kierowników kontrolowanych podmiotów zobowiązano do podjęcia skutecznych działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości poprzez m.in. zapoznanie podległych policjantów z treścią obowiązujących przepisów przeprowadzenia w ramach doskonalenia zawodowego. Zalecenia pokontrolne zostały wdrożone do realizacji. Na podstawie ustaleń pokontrolnych nie wszczynano postępowań dyscyplinarnych, nie kierowano zawiadomień o popełnieniu przestępstw lub wykroczeń, nie zarządzano również przeprowadzenia rozmów dyscyplinujących.